Toto je informace o zpracovávání osobních údajů, vyhotovená společností COMTECH CAN s. r.o., se sídlem Smolenská 137/22, Vršovice, 101 00 Praha 10, IČO: 440 05 130, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 89501 (dále jen „COMTECH“ nebo „my“) o tom:
Zpracovávání osobních údajů se řídí nařízením č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a zákonem o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOOU“) resp. zákonem, který jej nahradí.
Jaké osobní údaje, k jakým účelům a proč společnost COMTECH zpracovává?
Osobními údaji, které zpracováváme, jsou zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, místo narození, adresa trvalého nebo jiného pobytu.
Kontaktními údaji jsou pak korespondenční adresa, telefon, fax, e-mail, případně další obdobné informace.
Účelem zpracovávání osobních údajů je zejména to, abychom Vám mohli poskytnout naše služby. Děje se tak např. tehdy, když s Vámi sjednáváme smlouvu o dodávce našich produktů a při její přípravě nebo tam, kde podle těchto smluv již produkty či služby poskytujeme. V tomto ohledu shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje související s námi poskytovanými službami:
- tak, abychom mohli uskutečňovat obchody; a
- za účelem a v rozsahu, který je nezbytný pro plnění našich zákonných povinností vyplývajících pro nás ze zákonů[1] (v tomto rozsahu je poskytnutí osobních údajů povinné, jinak bychom Vám nemohli služby poskytnout).
Osobní údaje dále shromažďujeme a zpracováváme pro účely:
- jednání o smluvním vztahu o dodání našich produktů a služeb;
- plnění smlouvy uzavřené s Vámi jako obchodními partnery;
- nabízení obchodu a služeb což zahrnuje i marketingové účely (např. sledování kvality poskytovaných služeb, sledování Vašich reakcí a ohlasů na nabízené produkty, zavedení do databáze kontaktů);
- archivnictví; jakož i za účelem
- ochrany našich práv oprávněných zájmů.
Zpracováváme osobní údaje obchodních partnerů a jejich zástupců (jednatelů) sloužící zejména k jejich identifikaci nebo umožňující kontakt s Vámi a dále osobní údaje, které mohou být vytvářeny kombinací nebo jiným porovnáním osobních údajů již získaných. Osobní údaje zpracováváme vždy v nezbytném rozsahu pro příslušný účel.
Dle daňových právních předpisů máme povinnost uchovávat po dobu nejméně 10 let příslušné údaje. Toto se týká zejména identifikačních údajů a údajů o našich obchodech.
Získané osobní údaje uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy, nejméně tedy 10 let. Stejnou dobu zpracováváme osobní údaje získané s Vaším souhlasem.
Odkud osobní údaje získáváme?
S výjimkou zákonem stanovených případů, kde se pro zpracování osobních údajů nevyžaduje Váš souhlas, zpracováváme osobní údaje výhradně s Vaším souhlasem.
Takto zpracováváme osobní údaje:
- poskytnuté nám v souvislosti s jednáním o uzavření smluvního či jiného právního vztahu nebo v jeho průběhu; nebo
- které jsme shromáždili z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. Obchodní rejstřík, Živnostenský rejstřík, Katastr nemovitostí, apod.).
Dále shromažďujeme údaje o obchodních partnerech a potenciálních obchodních partnerech, kteří se o naše služby zajímají nebo které jsme s naší nabídkou oslovili.
Zpracováváme také údaje o zástupcích, členech statutárních orgánů a zaměstnancích obchodních partnerů, kteří s námi jednají nebo s námi v zastoupení uzavírají smlouvu apod.
Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme a jakým způsobem zajišťujeme ochranu osobních údajů?
Provádíme zpracovávání osobních údajů v elektronických informačních systémech (počítačích), které podléhají stálé a přísné fyzické, technické i procedurální kontrole.
Veškeré získané osobní údaje důsledně chráníme.
Přístup do počítačů, které obsahují složky s osobními údaji, je vždy zaheslován a omezen na pracovníky, kteří tyto osobní údaje potřebují ke své práci. Dokumenty v listinné podobě obsahující osobní údaje jsou uloženy v uzamykatelných prostorách.
Komu můžeme osobní údaje svých klientů zpřístupnit či předat a na základě jakých důvodů?
Získané osobní údaje můžeme zpřístupnit bez Vašeho souhlasu jen:
- v rámci plnění povinností stanovených zvláštními právními předpisy[1], a to zejména správci daně apod.
- jestliže je to nezbytné pro plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli;
- pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv a našich právem chráněných zájmů.
Získané osobní údaje mohou být dále zpřístupněny:
- zpracovatelům, tedy osobám, se kterými máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů, které poskytují dostatečné záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany poskytnutých údajů (např. auditorské služby, daňové poradenství, IT poradenství);
- našim poradcům, subdodavatelům nebo našim poskytovatelům služeb, pokud by nepředání těchto informací nám znemožnilo Vám dodat náš produkt či službu poskytnout.
- s Vaším souhlasem i dalším subjektům, společnostem v rámci našeho koncernu, jako je společnost Locomotin, Neoformace, CanMedia a weCan].
Jaká jsou Vaše práva?
Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s právními předpisy.
Osobní údaje, které od Vás požadujeme, nám nemusíte poskytnout. Pokud však půjde o údaje, nutné pro uzavření smlouvy a tím i poskytnutí služby, nebudeme Vám moci službu poskytnout, aniž bychom od Vás tyto údaje obdřželi.
Jste oprávněni požadovat informaci, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme. Také máte právo na vysvětlení proč a k jakým účelem o Vás zpracováváme Vaše osobní údaje, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování není v pořádku. Pokud je zpracování osobních údajů neoprávněné, máte právo, abychom Vaše osobní údaje, které zpracováváme, vymazali. Také máte právo na blokaci údajů.
Tam, kde ke zpracování Vašich údajů vyžadujeme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat a žádat, aby byly Vaše osobní údaje smazány. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, kdy byl tento souhlas Vámi platně udělen, ani na zpracování Vašich údajů z jiných právních důvodů (např. dodržování právních povinností nebo pro účely našich oprávněných zájmů). Také můžete kdykoli odvolat Váš souhlas se zasíláním nabídek.
V případech, kdy zjistíte nebo se domníváte, že provádíme zpracování Vašich osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo že jsou zpracovávané osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracovávání, máte právo po nás požadovat vysvětlení nebo požadovat abychom odstranili takto vzniklý stav, a to zejména jejich opravou, doplněním, blokací nebo likvidací zpracovávaných osobních údajů.
Bude-li žádost shledána oprávněnou, neprodleně odstraníme závadný stav. Dále se můžete se obrátit na příslušný úřad. Tím je Úřad pro ochranu osobních údajů adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 tel.: 234 665 111 web: www.uoou.cz. Tyto Informace jsou taktéž k dispozici na internetových stránkách www.comtechcan.cz.
V případě dotazů nás můžete kontaktovat na tel. (+420) 222 722 006
nebo e-mailem info.praha@icomtech.cz
Stav: květen 2018
[1] Např. zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví; zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků aj.